Das Eisenhower-Prinzip verstehen und anwenden + Vorlage

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode aus dem Zeitmanagement, mit der wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterschieden werden.

Entscheidend dabei ist, dass wichtige Aufgaben sofort erledigt werden und unwichtige Aufgaben entweder delegiert oder eliminiert werden.

eisenhower-prinzip

Eisenhower-Prinzip Vorlage – Google Spreadsheet

Definition von wichtigen und dringenden Aufgaben

Wichtig sind Aufgaben, wenn ihre Erledigung zum Erreichen eines übergeordneten Ziels notwendig ist.

Um wichtige Aufgaben zu erkennen, helfen folgende Fragen:

  • Ist die Erledigung der Aufgabe für die Erreichung des Ziels notwendig?
  • Ist jemand anderes von der Erledigung der Aufgabe abhängig?

Dringend sind Aufgaben, wenn es notwendig ist, sie sofort, oder zu einem bestimmten Termin zu erledigen.

Um dringende Aufgaben zu identifizieren, helfen folgende Fragen:

  • Gibt es eine Frist, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss?
  • Muss Zeit für Feedback und Anpassungen eingeplant werden?
  • Ist jemand anderes zeitlich von der Erledigung der Aufgabe abhängig?

Das ist das Eisenhower-Prinzip mit Beispiel

Im Zuge der Eisenhower-Methode werden mithilfe einer Matrix, persönliche Aufgaben je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten (AD) eingeteilt.

Wir erklären dir das Eisenhower-Prinzip anhand eines Beispiels
Ein Universitätsprofessor plant eine wissenschaftliche Konferenz.
  1. Alle Aufgaben auflisten
  2. A-Aufgaben – wichtig und dringend: sofort erledigen
  3. B-Aufgaben – wichtig, nicht dringend: planen
  4. C-Aufgaben – nicht wichtig, dringend: delegieren
  5. D-Aufgaben – nicht wichtig, nicht dringend: eliminieren

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Zu deiner Korrektur

1. Alle Aufgaben auflisten

Erstelle eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben damit diese den vier Quadranten zugeordnet werden können.

Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben auflisten
Datum der Konferenz festlegen
Thema der Konferenz festlegen
Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes
Veranstaltungsort bestimmen
Veranstaltungsort kontaktieren
Informationsmaterial zur Konferenz zusammenstellen (Call for Papers)
Call for Papers verteilen
Eingehende Bewerbungen prüfen
Angenommene Wissenschaftler informieren
Nicht angenommene Wissenschaftler informieren
Goodies für die Konferenz festlegen
Goodies für die Konferenz organisieren
Mitarbeiter für die Konferenz vor Ort rekrutieren

Danach werden alle Aufgaben in die vier Aufgabenbereiche je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt.

2. A-Aufgaben – wichtig und dringend: sofort erledigen

Im ersten Quadranten finden sich die wichtigen und dringenden Aufgaben. Sie haben hohe Priorität und werden sofort erledigt, ohne geplant oder delegiert zu werden.

Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben sofort erledigen
Datum der Konferenz festlegen
Thema der Konferenz festlegen
Veranstaltungsort bestimmen

Alle drei Aufgaben sind für die Erreichung des Ziels wichtig. Denn um überhaupt mit der Planung der Konferenz beginnen zu können, müssen ein Datum und ein Thema festgelegt werden. Außerdem muss ein Veranstaltungsort bestimmt werden.

Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie werden vom Professor sofort selbst erledigt.

3. B-Aufgaben – wichtig, nicht dringend: planen

Sind Aufgaben wichtig, aber nicht dringend, dann lassen sie sich planen. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden. Allerdings müssen sie rechtzeitig geplant werden, damit sie nicht dringend werden.

Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben planen
Informationsmaterial zur Konferenz zusammenstellen (Call for Papers)
Eingehende Bewerbungen prüfen
Goodies für die Konferenz festlegen

Der Professor plant diese Aufgaben. Sie sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden.

4. C-Aufgaben – Nicht wichtig, dringend: Delegieren

Oft sind Aufgaben nicht unmittelbar wichtig, aber dafür dringend. Sie können an jemanden delegiert werden, du musst diese nicht selbst erledigen.

Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben delegieren
Veranstaltungsort kontaktieren
Call for Papers verteilen
Angenommene Wissenschaftler informieren
Goodies für die Konferenz organisieren
Mitarbeiter für die Konferenz vor Ort rekrutieren

Diese Aufgaben werden vom Professor ans Sekretariat delegiert. Sie sind nicht unmittelbar wichtig, er muss sie daher nicht sofort selbst erledigen.

5. D-Aufgaben – nicht wichtig, nicht dringend: eliminieren

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können sofort eliminiert werden. Diese Taktik hilft, genug Zeit für die wichtigen und dringenden Aufgaben zu haben.

Für das Eliminieren von Aufgaben gibt es drei Optionen:

PapierkorbAlle Aufgaben, die keine Relevanz haben, werden identifiziert und sofort eliminiert, also in den Papierkorb verschoben.
StapelUnterlagen, die für derzeitige Aufgaben keine Funktion haben, kommen auf einen Stapel. Fallen gerade keine dringenden Aufgaben an, kann der Stapel bearbeitet werden. Ansonsten werden Unterlagen nach ein paar Monaten ohne vorherige Kontrolle weggeworfen.
AblageUnterlagen werden sortiert und abgelegt. Nach einer Zeit können diese, nach einmaliger Kontrolle, entsorgt werden.
Eisenhower-Prinzip Beispiel: Aufgaben eliminieren
Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes
Der Professor entscheidet, dass es nicht notwendig ist ein Meeting bezüglich des Veranstaltungsortes abzuhalten. Er wählt diesen selbst aus und verschiebt diese Aufgabe in den Papierkorb.
Nicht angenommene Wissenschaftler informieren
Da es nur wichtig ist, die angenommenen Wissenschaftler zu informieren, entscheidet der Professor, dass diese Aufgabe in den Stapel kommt. Fallen keine dringenden Aufgaben an, dann kann diese Aufgabe später erledigt werden.

Eisenhower-Prinzip Vorlage

Mit unserer Vorlage zur Eisenhower-Methode kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit selbst einteilen.

Eisenhower-Prinzip Vorlage – Google Spreadsheet

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Priska Flandorfer

Priska arbeitet im Bereich Content Writing. Sie ist promovierte Sozialwissenschaftlerin und hilft gerne anderen Studierenden beim Bestehen ihrer Abschlussarbeiten.

1 Kommentar

Priska Flandorfer
Priska Flandorfer (Scribbr-Team)
29. April 2019 um 14:43

Danke fürs Lesen! Ich hoffe dieser Artikel hat dir weitergeholfen. Hast du noch eine Frage? Hinterlasse einen Kommentar und ich werde mich so schnell wie möglich bei dir zurückmelden.

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